Ja. Der EU AI Act gilt grundsätzlich für alle Organisationen, die KI-Systeme innerhalb der Europäischen Union entwickeln, anbieten oder nutzen – unabhängig von ihrer Größe oder Rechtsform. Das bedeutet: Auch Freiwilligenorganisationen und Vereine können vom AI Act betroffen sein, wenn sie Künstliche Intelligenz in ihrer täglichen Arbeit einsetzen.

Für die meisten Freiwilligenorganisationen gelten jedoch deutlich weniger Pflichten als für Unternehmen, die KI-Systeme selbst entwickeln oder auf den Markt bringen.

Ja. Der AI Act unterscheidet nicht zwischen kleinen und großen Organisationen. Auch kleine Vereine oder Initiativen sollten sich mit den grundlegenden Vorgaben vertraut machen.

Die gute Nachricht: Nutzt du KI lediglich als Hilfsmittel – zum Beispiel zum Schreiben von Texten, Erstellen von Bildern oder Zusammenfassen von Protokollen – musst du in der Regel nur wenige Anforderungen beachten.

Der AI Act betrifft viele KI-Anwendungen, die bereits im Vereinsalltag genutzt werden. Dazu gehören beispielsweise:

• ChatGPT für Texte oder Ideen
• Microsoft Copilot oder Google Gemini
• Canva AI zur Erstellung von Grafiken
• Bildgeneratoren wie DALL·E oder Adobe Firefly
• KI-gestützte Chatbots auf der Vereinswebsite
• Übersetzungs- oder Transkriptionstools mit KI

Entscheidend ist nicht der Name der Anwendung, sondern ob sie Künstliche Intelligenz nutzt.

Die meisten Freiwilligenorganisationen sind Nutzer:innen eines KI-Systems. Das bedeutet, sie verwenden bestehende Anwendungen wie ChatGPT oder Canva AI für ihre tägliche Arbeit.

Als Anbieter:in giltst du hingegen, wenn deine Organisation selbst ein KI-System entwickelt oder unter eigenem Namen bereitstellt. Das ist bei Freiwilligenorganisationen nur in Ausnahmefällen der Fall.

Für Nutzer:innen gelten deshalb meist deutlich weniger Verpflichtungen als für Anbieter:innen.

Nutzen haupt- oder ehrenamtlich Engagierte KI im Namen deiner Freiwilligenorganisation, sollte allen Beteiligten klar sein, wie KI verantwortungsvoll eingesetzt wird.

Der EU AI Act verpflichtet Organisationen außerdem dazu, eine ausreichende KI-Kompetenz bei allen Personen sicherzustellen, die KI-Systeme im Auftrag der Organisation nutzen. Das gilt unabhängig davon, ob die Personen haupt- oder ehrenamtlich tätig sind.

Wie diese KI-Kompetenz vermittelt wird, schreibt der AI Act nicht vor. Das kann beispielsweise durch eine interne Einführung, eine Schulung, Leitlinien oder andere geeignete Maßnahmen erfolgen. Wichtig ist, dass die Inhalte zum tatsächlichen Einsatz der KI passen. Eine vorgeschriebene Dauer oder ein verpflichtendes Zertifikat gibt es nicht.

Dazu gehört beispielsweise:

• KI-Ergebnisse vor der Veröffentlichung zu prüfen,
• keine sensiblen oder personenbezogenen Daten ungeprüft in KI-Systeme einzugeben,
• die Chancen und Grenzen von KI zu kennen und
• die geltenden Transparenz- und Kennzeichnungspflichten einzuhalten.

So kann KI den Vereinsalltag sinnvoll unterstützen, ohne unnötige Risiken einzugehen.

Nicht jede Person in deiner Freiwilligenorganisation kennt sich gleich gut mit Künstlicher Intelligenz aus. Deshalb ist es hilfreich, eine Ansprechperson zu benennen, die bei Fragen unterstützt und den Überblick über den Einsatz von KI behält.

Diese Person kann beispielsweise:

• Fragen von Mitarbeitenden und Freiwilligen beantworten,
• neue KI-Anwendungen gemeinsam mit dem Team bewerten,
• interne Richtlinien aktuell halten und
• über Änderungen der gesetzlichen Vorgaben informieren.

Gibt es keine eigene Ansprechperson, sollte zumindest die Geschäftsführung oder der Vorstand über den Einsatz von KI informiert sein und Entscheidungen dazu treffen können.

Praxisbeispiel:

Eine Freiwillige möchte ein neues KI-Tool für die Vereinsverwaltung einsetzen. Bevor das Tool genutzt wird, bespricht sie den Einsatz mit der KI-Ansprechperson. Gemeinsam wird geprüft, ob Datenschutz, Transparenz und die internen Richtlinien eingehalten werden.

Überlegt gemeinsam, wie KI in eurer Freiwilligenorganisation eingesetzt werden soll. Dabei muss kein umfangreiches Regelwerk entstehen – oft reichen bereits einige klare Vereinbarungen.

Legt beispielsweise fest,

• welche KI-Anwendungen genutzt werden dürfen,
• wer KI-generierte Inhalte vor der Veröffentlichung prüft,
• wann Inhalte gekennzeichnet werden und
• wie mit personenbezogenen oder sensiblen Daten umgegangen wird.

So wissen alle Beteiligten, worauf sie achten müssen, und Unsicherheiten können vermieden werden.

Praxisbeispiel:

Eure Organisation nutzt ChatGPT für Social-Media-Beiträge und Canva AI für Grafiken. Gemeinsam legt ihr fest, dass alle veröffentlichten Inhalte vorab von einer zweiten Person geprüft werden und keine personenbezogenen Daten in KI-Systeme eingegeben werden dürfen.

Die Entwicklung von Künstlicher Intelligenz schreitet schnell voran. Deshalb lohnt es sich, den Einsatz von KI in der Freiwilligenorganisation regelmäßig zu überprüfen.

Plant dafür beispielsweise ein bis zwei Termine pro Jahr ein und besprecht gemeinsam:

• Welche KI-Anwendungen werden aktuell genutzt?
• Haben sich gesetzliche Vorgaben geändert?
• Funktionieren eure internen Regeln noch?
• Gibt es neue Chancen oder Risiken?
• Benötigen Mitarbeitende oder Freiwillige zusätzliche Informationen?

So bleiben eure Richtlinien aktuell und können an neue Entwicklungen angepasst werden.

Praxisbeispiel:

Einmal pro Jahr überprüft der Vorstand gemeinsam mit interessierten Freiwilligen die internen KI-Regeln. Dabei wird entschieden, welche neuen KI-Anwendungen genutzt werden dürfen und welche bisherigen Vorgaben angepasst werden müssen.

Nicht alle Personen haben die gleichen Vorkenntnisse im Umgang mit KI. Deshalb ist es sinnvoll, neue Mitarbeitende und Freiwillige frühzeitig mit den wichtigsten Grundlagen vertraut zu machen.

Dazu gehören unter anderem:

• Welche KI-Anwendungen verwendet eure Organisation?
• Welche Aufgaben können mit KI unterstützt werden?
• Welche Risiken gibt es?
• Welche Regeln gelten innerhalb der Organisation?

So entsteht ein gemeinsames Verständnis für den verantwortungsvollen Einsatz von KI.

Empfehlung:

Dokumentiere interne KI-Richtlinien, Freigabeprozesse und Verantwortlichkeiten. So kannst du nachvollziehen, wie KI in deiner Freiwilligenorganisation eingesetzt wird und wer die Verantwortung für veröffentlichte Inhalte übernommen hat.

Praxisbeispiel:

Neue Freiwillige erhalten gemeinsam mit ihrer Einschulung eine kurze Einführung in die KI-Richtlinien der Organisation. Darin wird erklärt, welche Tools verwendet werden dürfen, worauf beim Datenschutz zu achten ist und warum KI-Ergebnisse immer überprüft werden müssen.

Auch beim Einsatz von KI gilt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Gib deshalb keine personenbezogenen oder sensiblen Daten in öffentliche KI-Systeme ein, sofern dies nicht ausdrücklich erlaubt und datenschutzrechtlich abgesichert ist.

Überlege dir immer, ob die Informationen wirklich notwendig sind oder anonymisiert werden können.

Praxisbeispiel:

Statt den vollständigen Namen und die Adresse einer freiwillig engagierten Person in einen Prompt einzufügen, formulierst du deine Anfrage allgemein oder anonymisierst die Angaben. So schützt du die Privatsphäre der betroffenen Person. Zum Beispiel: „[Name] ist seit [Datum] bei uns als Freiwillige*r tätig und hat folgende Kompetenzen dabei erlernt: [Kompetenzen]“.

KI kann Fehler machen, Informationen erfinden oder Inhalte missverständlich formulieren. Deshalb solltest du KI-generierte Inhalte immer sorgfältig prüfen, bevor sie veröffentlicht werden.

Achte dabei besonders auf:

• die Richtigkeit der Informationen,
• eine verständliche Sprache,
• diskriminierende oder stereotype Aussagen,
• Urheberrechte sowie
• die Einhaltung eurer internen Qualitätsstandards.

Praxisbeispiel:

KI erstellt einen Beitrag über eine bevorstehende Veranstaltung. Vor der Veröffentlichung werden Datum, Uhrzeit, Ort und Ansprechpersonen kontrolliert und der Text an den Sprachstil der Freiwilligenorganisation angepasst.

KI kann euch bei vielen Aufgaben unterstützen, sollte aber keine Entscheidungen übernehmen, die Menschen betreffen.

Nutze KI beispielsweise zum Strukturieren von Informationen, Formulieren von Texten oder Sammeln von Ideen. Entscheidungen über Personen oder wichtige organisatorische Fragen sollten jedoch immer von Menschen getroffen werden.

Praxisbeispiel:

KI hilft dabei, Rückmeldungen aus einer Freiwilligenbefragung zusammenzufassen. Welche Maßnahmen daraus umgesetzt werden, entscheidet anschließend das Organisationsteam gemeinsam.